Software-Anwenderbericht Spedition Gerstlauer: Die letzten Blauen

Die Gerstlauer Spedition + Logistik GmbH hat innerhalb von nur drei Monaten das integrierte Warehouse- und Transportmanagementsystem DISPONENTplus von Weber Data Service eingeführt und damit einen Großteil der Prozesse digitalisiert. Künstliche Intelligenz soll jetzt weitere Erleichterungen bringen.

Immer mehr gelb: Das auf einer großen Tafel angebrachte Organisationsdiagramm der Gerstlauer Spedition + Logistik GmbH verändert sich permanent. Je nach Digitalisierungsgrad der einzelnen Prozesse sind diese mit verschiedenen Farben gekennzeichnet. Blau markiert die nach wie vor analogen Arbeitsschritte, während grün und gelb die mit Software unterstützten Abläufe hervorhebt. „Unser Ziel ist, dass hier möglichst alles gelb wird“, erklärt Christian Gerstlauer, der die vierte Generation des Familienunternehmens repräsentiert.

Extrem beschleunigt.
Gelb steht für das integrierte Transport- und Warehousemanagementsystem DISPONENT plus von Weber Data Service. Grün sind externe Lösungen wie zum Beispiel Datev oder Excel. Mittlerweile sind schon viele Systeme per Schnittstelle an DISPONENT plus angebunden und sorgen für einen durchgängigen Datenfluss. „Besonders wichtig war für uns die Schnittstelle zu unserem Frachtvolumenmessgerät Apache von AKL-tec“, berichtet Barbara Steinle, die das IT-Projekt maßgeblich vorangetrieben hat.

Apache ist aus der Sammelgutabfertigung von Gerstlauer nicht mehr wegzudenken. Die Spedition ist unter anderem Partner der Kooperation sim cargo und wickelt damit täglich rund 100 Tonnen Stückgut ab. Mit dem Frachtvolumenmessgerät werden die Maße aller Sendungen kontrolliert und mit den vom Partnerspediteur übermittelten Daten verglichen. Die bei rund 40 Prozent der Sendungen festgestellten Differenzen führen oft zu höheren Frachtentgelten, wenn sich zum Beispiel ein Standard-Paket als Sperrgut entpuppt. „Durch die Schnittstelle zu DISPONENT plus konnten wir diesen Prozess automatisieren und extrem beschleunigen“, erklärt Gerstlauer, der in dem traditionsreichen Unternehmen als Speditions- und Logistikleiter aktiv ist.

Mehrstufiges Auswahlverfahren.
„Mit unserer früheren Speditionssoftware wäre eine Schnittstelle zu Apache sehr aufwändig gewesen“, erinnert sich Barbara Steinle und nennt damit einen der Gründe für den Systemwechsel. Ein weiteres Motiv war der Wunsch, sämtliche Warenbewegungen im Lager und auf der Straße schnittstellenfrei mit einem integrierten Transport- und Warehousemanagementsystem zu steuern. Die Logistikaktivitäten wurden bei Gerstlauer vormals mit einem externen Tool verwaltet.

Auf der Suche nach dem geeigneten Lieferanten konnte sich nach einem mehrstufigen Auswahlverfahren Weber Data Service gegen vier weitere Anbieter durchsetzen. „Neben der bedienerfreundlichen und flexiblen Software sowie der Oracle-Datenbank gefiel uns der persönliche Kontakt und die hohe Kompetenz der engagierten Mitarbeiter, die fast alle über Erfahrungen in der Speditionsbranche verfügen“, stellt Gerstlauer fest, der den Projektplan für die Einführung verabschiedet hatte. Im Oktober sollte die Einführung starten und nicht länger als drei Monate dauern.

Ablieferscannung als Bedingung.
Der Zeitplan wäre fast ins Wanken geraten, als der IT-Leiter von Gerstlauer kurz vor dem Start der Umstellungsphase das Unternehmen verließ und so schnell nicht ersetzt werden konnte. Der GoLive durfte jedoch auf keinen Fall verschoben werden. Grund dafür war die damals beginnende Partnerschaft mit einigen Neukunden und der Kooperation Online Systemlogistik, die eine lückenlose Ablieferscannung als Bedingung voraussetzte. Diese war Teil des Lösungspakets und für Gerstlauer die Abrundung der digitalen Prozesse zwischen Wareneingang und Auslieferung.

„In dieser Situation bewährte sich die gute Zusammenarbeit mit dem Team von Weber Data Service“, erinnert sich Barbara Steinle, die ohne fundierte Vorkenntnisse „aus dem Stand“ die Projektleitung übernommen hatte. Als weiterer Glücksgriff erwies sich das Einbeziehen von sechs Key-Usern aus den Fachabteilungen, die gemeinsam mit Barbara Steinle und Christian Gerstlauer das Projekt-Team bildeten.

Prozesse in Frage gestellt.
Rückblickend betrachtet Gerstlauer das pünktlich abgeschlossene Projekt als großen Erfolg. „Wir haben alle Prozesse in Frage gestellt, neu bewertet und bei Bedarf optimiert“, so der gelernte Spediteur und Betriebswirt. Für Mitarbeiter und Kunden seien die Arbeitsabläufe wesentlich einfacher und transparenter geworden. Die Auftraggeber müssen die Sendungsdaten nur noch im Warenwirtschaftssystem erfassen und an DISPONENTplus übertragen.

Dies funktioniert entweder über eine direkte Schnittstelle oder per DISPONENT online, einer webbasierten Plattform für die Auftragserfassung via Internet. Mit der Track & Trace-Funktion können Kunden den aktuellen Sendungsstatus jederzeit selbst ermitteln und prüfen, wer die Ware quittiert hat. Dadurch erspart sich das Gerstlauer-Team fehleranfällige Doppelerfassungen und kundenseitige Anfragen nach dem aktuellen Sendungsstatus. Auch Logistikkunden profitieren von der neuen Software, denn damit können sie rund um die Uhr die aktuellen Warenbestände abrufen, ohne dafür extra zum Hörer greifen zu müssen.

Jederzeit einloggen.
Noch mehr freut sich Christian Gerstlauer über die zufriedenen Gesichter bei den eigenen Mitarbeitern. „DISPONENT plus hat zu einer deutlichen Entlastung geführt, was neben der Disposition besonders für die Abrechnung gilt.“ Dank automatisierter Prozesse seien die Überstunden deutlich zurückgegangen, und das Personal kann „zeitig nach Hause gehen“. Das liegt vor allem an den unbegrenzten Möglichkeiten, in DISPONENT plus die unterschiedlichsten Tarife und Kundenvereinbarungen zu hinterlegen.

Für die Zukunft plant Gerstlauer aber noch weitere Verbesserungen wie zum Beispiel die Einführung der von Weber Data Service entwickelten App Active Warehouse Management (AWM). Damit können sich Lagerkunden jederzeit in das Lagerverwaltungssystem von DISPONENTplus einloggen. Mit Hilfe des Freistellungsmoduls können sie zudem das Auslagern ihrer Waren anstoßen, alle für sie relevanten Prozesse verfolgen und notwendige Bestandsveränderungen aktiv initiieren. Gleichzeitig werden die Mitarbeiter von Gerstlauer automatisch über sämtliche Aktivitäten der Kunden informiert.

Große Erleichterungen erwartet Gerstlauer auch von der künstlichen Intelligenz und den von Weber Data Service in Aussicht gestellten KI-Komponenten. Geplant ist zum Beispiel die weitgehende Automatisierung der Sendungserfassung. „Für viele kleinere Kunden lohnt sich eine Schnittstelle nicht. Aufträge werden in verschiedenen Formaten als PDF, Word oder Excel-Datei per E-Mail an uns übermittelt,“ berichtet Gerstlauer. „Durch den Einsatz einer KI Lösung könnte das manuelle Auswerten und Erfassen der Auftragsdaten in DISPONENTplus automatisiert werden.“ Sobald die Lösung verfügbar ist, will Gerstlauer sie implementieren.

Potenzial sieht der Unternehmer auch im Bereich der automatischen Disposition. „Mit der Hilfe von KI könnte die Software lernen, dass die nach Entfernung optimierten Touren aufgrund aktueller Restriktionen wie zum Beispiel Pausenzeiten nicht immer praktikabel sind“, so der Unternehmer. „Dieses Wissen haben zurzeit vor allem unsere Fahrer. In Zukunft könnte DISPONENTplus lernen, dass bestimmte Touren anders gefahren werden als vom System errechnet.“

Außerdem gibt es da noch ein paar weitere kleine Prozesse, die auf dem Organisationsdiagramm von Gerstlauer immer noch blau markiert sind.

Hintergrund: Gerstlauer Spedition + Logistik GmbH.
Die Gerstlauer Spedition + Logistik GmbH ist ein Logistikdienstleister mit Sitz in Vöhringen an der Iller und einem Standort im französischen Soufflenheim. Insgesamt beschäftigt Gerstlauer 140 Mitarbeiter und verfügt über 10.000 Quadratmeter Logistikfläche.

Das in dritter Generation inhabergeführte Unternehmen hat sich auf die Bereiche, Transport, Spedition und Logistik spezialisiert, wobei der Sammelgutverkehr mit einem täglichen Sendungsaufkommen von 100 Tonnen eine wichtige Rolle spielt. Der eigene Fuhrpark umfasst 70 LKWs, von denen sich 24 im Nahverkehr bewegen. Hier kommen Fahrzeuggrößen von 7,5 bis 40 Tonnen Gesamtgewicht zum Einsatz. Zu den im Fernverkehr disponierten Einheiten kommen weitere 20 LKW von festfahrenden Subunternehmern.

Gerstlauer ist Mitglied der Stückgutkooperationen sim cargo und Online Systemlogistik sowie des Teilladungsnetzwerks ELVIS. Die Geschichte des nach ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 und HACCP zertifizierten Unternehmens reicht bis auf das Jahr 1935 zurück. Weitere Infos unter www.gerstlauer.com

Hintergrund: Weber Data Service IT GmbH.
Seit 1975 entwickelt Weber Data Service innovative Speditions- und Logistiksoftware für Speditionen, Verlader, Transport- und Logistikdienstleister und gehört damit zu den erfahrensten Anbietern der Branche. Das inhabergeführte Unternehmen mit Sitz in Bielefeld beschäftigt 35 Mitarbeiter*innen. Mittlerweile vertrauen mehr als 3.900 User aus Deutschland, Österreich, der Schweiz und Tschechien den IT- und Logistikfachleuten  – und das zum Teil schon seit vielen Jahren. Zu den Kunden zählen Konzerne wie BEXITY, große mittelständische Logistikdienstleister wie Meyer & Meyer aus Osnabrück und auch kleinere Unternehmen wie die Ewald Spedition.

Kernprodukt von Weber Data Service ist die hoch skalierbare Standardsoftware DISPONENTplus, mit der die gesamte logistische Wertschöpfungskette zwischen Wareneingang, Lager, Disposition und Auslieferung abgebildet werden kann. Speziell für kleinere Unternehmen und Start-ups ohne eigene IT-Abteilung wurde die kompakte Speditionssoftware DISPONENTgo entwickelt, die bereits umfassend vorkonfiguriert ist und eine schnelle und unkomplizierte Einführung erlaubt. Weitere Informationen unter www.weberdata.de.